Privacystatement

Privacyverklaring fitness

Helder over welke gegevens we gebruiken en waarom

Fitplan Sport-medisch centrum BV vindt het belangrijk dat uw persoonsgegevens zorgvuldig en veilig worden verwerkt. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij gebruiken voor fitnesslidmaatschappen, introductiemaanden en fitnessbegeleiding.

Deze verklaring geldt niet voor een fysiotherapeutisch of ander medisch behandeldossier. Daarvoor gelden afzonderlijke regels en bewaartermijnen.

1. Wie is verantwoordelijk?

Fitplan Sport-medisch centrum BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.

Vestiging Leeuwarden	Orionweg 47, 8938 AG Leeuwarden
Vestiging Sneek	Simmerdyk 2, 8601 ZP Sneek
Telefoon	058 – 266 83 20 / 0515 – 78 56 47
E-mail	kim@fitplan.nl
Privacycontactpersoon	Kim Glas

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw gebruik van onze fitnessdiensten kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• naam, adres, woonplaats, geboortedatum, contactgegevens en eventueel geslacht;
• gegevens van een contactpersoon voor noodgevallen;
• lidmaatschap, aanwezigheid, afspraken, communicatie en trainingsvoorkeuren;
• betaalgegevens, waaronder IBAN en naam rekeninghouder;
• werkgever, wanneer u via uw werkgever deelneemt;
• fitnessdoelen, relevante lichamelijke klachten of beperkingen, medicatie die van belang is voor veilig trainen, gewicht, lichaamssamenstelling/InBody-resultaten en – alleen als u die zelf deelt – gegevens van wearables.

Wij ontvangen deze gegevens meestal rechtstreeks van u. Soms ontvangen wij beperkte gegevens van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger, werkgever of verwijzer, voor zover u daarvan op de hoogte bent.

Naam, contact- en betaalgegevens zijn nodig om een lidmaatschap of introductiemaand uit te voeren. Gezondheidsgegevens zijn niet verplicht, maar zonder relevante informatie kunnen wij mogelijk geen veilig en passend persoonlijk advies geven.

3. Waarom verwerken wij gegevens?

Doel	Voorbeelden	Grondslag
Uitvoering van de overeenkomst	inschrijving, toegang, planning, trainingsschema, begeleiding en contact over het lidmaatschap	overeenkomst
Betaling en administratie	incasso, facturatie en financiële administratie	overeenkomst en wettelijke verplichting
Veilig en persoonlijk fitnessadvies	intake, relevante gezondheidsgegevens, InBody en voortgang	uitdrukkelijke toestemming voor gezondheidsgegevens
Veiligheid en geschillen	noodcontact, incidenten, klachten, misbruik voorkomen en juridische claims	gerechtvaardigd belang of wettelijke verplichting
Nieuwsbrief	nieuws, tips en aanbiedingen van Fitplan	toestemming; afmelden kan altijd

4. Gezondheidsgegevens en toestemming

Gegevens over gezondheid en lichaamssamenstelling zijn bijzondere persoonsgegevens. Wij verwerken deze alleen wanneer dat nodig is voor veilige en passende fitnessbegeleiding en nadat u daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

U kunt uw toestemming altijd intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerkingen, maar kan betekenen dat wij bepaalde persoonlijke metingen of begeleiding niet kunnen voortzetten.

Gezondheidsgegevens worden uitsluitend ingezien door medewerkers die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden. Medische details worden niet zichtbaar bewaard op trainingsschema’s of in ruimten waar andere sporters toegang toe hebben. Op een algemeen trainingsschema vermelden wij alleen wat voor de uitvoering van de training noodzakelijk is.

Wanneer u via een werkgever sport, delen wij geen gezondheidsgegevens met uw werkgever. Wij delen hooguit gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering of facturatie van de regeling.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij kunnen gegevens delen met partijen die ons helpen bij de uitvoering van onze diensten, zoals:

• leveranciers van ledenadministratie, planning, IT, hosting en beveiligde opslag;
• banken, betaal- en incassodienstverleners;
• accountant of administratiekantoor;
• een nieuwsbriefdienst, wanneer u zich voor de nieuwsbrief heeft aangemeld;
• overheidsinstanties of andere partijen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met verwerkers maken wij waar nodig schriftelijke afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van uw gegevens.

Wij streven ernaar gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Wanneer een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke waarborg bestaat.

6. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Soort gegevens	Bewaartermijn
Lidmaatschapsovereenkomst en noodzakelijke correspondentie	tot maximaal 5 jaar na beëindiging, tenzij eerder verwijderen mogelijk is
Financiële administratie en betaalgegevens	7 jaar voor zover onderdeel van de fiscale administratie
Fitnessintake, gezondheidsgegevens, InBody- en wearablegegevens	in beginsel binnen 3 maanden na beëindiging van het fitnesslidmaatschap verwijderd of geanonimiseerd
Nieuwsbriefgegevens	totdat u zich afmeldt
Gegevens over een incident, klacht of claim	zolang dit noodzakelijk is voor de afhandeling en wettelijke termijnen

Na afloop van een bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens. Wanneer een wettelijke bewaarplicht geldt, mogen wij een verzoek tot verwijdering voor die gegevens niet volledig uitvoeren.

7. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking. Denk aan toegangsbeperking op basis van functie, beveiligde systemen, back-ups, geheimhouding en afspraken met leveranciers. Alleen medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun werk krijgen toegang.

8. Uw pricacyrechten

U heeft – afhankelijk van de situatie – recht op:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering of beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen een verwerking die op een gerechtvaardigd belang is gebaseerd;
• overdracht van gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt;
• intrekking van een gegeven toestemming.

U kunt een verzoek sturen naar kim@fitplan.nl. Wij kunnen u vragen zich te identificeren en reageren binnen de wettelijke termijn. Bent u niet tevreden over onze behandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Minderjarigen

Voor verwerking die op toestemming is gebaseerd, vragen wij bij kinderen jonger dan 16 jaar toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Voor het aangaan van een lidmaatschap kan daarnaast op grond van onze voorwaarden een handtekening van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger nodig zijn.

10. Website, cookies en geautomatiseerde besluiten

Voor cookies op www.fitplan.nl geldt de afzonderlijke cookie-informatie op de website. Strikt noodzakelijke cookies kunnen zonder toestemming worden geplaatst; voor andere cookies vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk nodig is.

Fitplan neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking of profilering.

11. Wijzigingen en contact

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wetgeving verandert. De meest actuele versie is beschikbaar via Fitplan.

Vragen of privacyverzoeken: Kim Glas • kim@fitplan.nl • 058 – 266 83 20 / 0515 – 78 56 47

Privacyverklaring Fysiotherapie

Helder over uw patiëntgegevens en medisch dossier

Fitplan Sport-medisch centrum BV vindt het belangrijk dat uw persoonsgegevens en gezondheidsgegevens zorgvuldig, vertrouwelijk en veilig worden verwerkt. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij gebruiken voor fysiotherapeutische zorg, waarom wij dat doen, met wie gegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
Deze verklaring geldt voor fysiotherapeutische behandelingen en het daarbij behorende patiëntdossier. Voor fitnesslidmaatschappen geldt een afzonderlijke privacyverklaring.

1. Wie is verantwoordelijk?

Fitplan Sport-medisch centrum BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring worden beschreven.

Vestiging Leeuwarden	Orionweg 47, 8938 AG Leeuwarden
Vestiging Sneek	Simmerdyk 2, 8601 ZP Sneek
Telefoon	058 – 266 83 20 / 0515 – 78 56 47
Algemeen e-mail	info@fitplan.nl
Privacycontactpersoon	Kim Glas – kim@fitplan.nl

2. Welke gegevens verwerken wij?

Voor het leveren en administreren van fysiotherapeutische zorg kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

• naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer en e-mailadres;
• burgerservicenummer (BSN), identiteitscontrole en verzekeringsgegevens;
• gegevens van een verwijzer en, indien relevant, andere betrokken zorgverleners;
• medische voorgeschiedenis, hulpvraag, klachten, onderzoeksbevindingen, diagnose of fysiotherapeutische werkdiagnose, behandelplan, behandelverloop, uitkomsten en correspondentie;
• medicatie, belastbaarheid, contra-indicaties en andere gezondheidsgegevens die van belang zijn voor veilige en passende zorg;
• afspraken, aanwezigheid, communicatie, declaraties en betalingsgegevens;
• antwoorden op vragenlijsten en uitkomstmetingen;
• toestemmingen en voorkeuren, bijvoorbeeld voor QDNA, LDF, gegevensuitwisseling of de nieuwsbrief;
• technische en beveiligingsgegevens, zoals toegangs- en loggegevens binnen de gebruikte systemen.

Wij ontvangen deze gegevens meestal rechtstreeks van u. Daarnaast kunnen wij gegevens ontvangen van een verwijzer, andere zorgverlener, zorgverzekeraar, ouder of wettelijk vertegenwoordiger, voor zover dat voor uw zorg nodig en wettelijk toegestaan is.

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Doel	Voorbeelden	Grondslag
Identificatie en inschrijving	identiteit, BSN, contact- en verzekeringsgegevens	behandelingsovereenkomst en wettelijke verplichtingen in de zorg
Onderzoek en behandeling	anamnese, onderzoek, behandelplan, verslaglegging en evaluatie	behandelingsovereenkomst, wettelijke dossierplicht en verlening van gezondheidszorg
Planning en contact	afspraken, herinneringen en praktische communicatie	uitvoering van de behandelingsovereenkomst
Declaratie en administratie	declareren bij u of uw zorgverzekeraar, controle en financiële administratie	overeenkomst en wettelijke verplichting
Veiligheid en kwaliteit	beveiliging, logging, klachtenafhandeling en interne kwaliteitsverbetering	wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang
Klantervaringsonderzoek	uitnodiging en verwerking via QDNA	uw toestemming
Landelijke kwaliteitsdata	aanlevering aan de Landelijke Database Fysiotherapie (LDF)	uw afzonderlijke toestemming
Nieuwsbrief	algemene informatie en nieuws van Fitplan	uw afzonderlijke toestemming

4. Gezondheidsgegevens en noodzakelijke informatie

Gegevens over uw gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Fysiotherapeuten mogen deze verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor het verlenen van zorg en zij daarbij gebonden zijn aan hun beroepsgeheim. Voor de gewone uitvoering van uw behandeling is toestemming daarom niet de enige of belangrijkste juridische grondslag.

U bent niet verplicht méér te vertellen dan nodig is. Zonder de gegevens die noodzakelijk zijn voor identificatie, veilige behandeling, dossiervoering of declaratie kunnen wij de behandeling mogelijk niet starten, voortzetten of declareren.

Wanneer een verwerking wél op toestemming is gebaseerd – bijvoorbeeld deelname aan QDNA, de LDF of de nieuwsbrief – kunt u die toestemming altijd intrekken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht en verandert niets aan verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig zijn uitgevoerd.

5. Systemen en kwaliteitsverbetering

Wij gebruiken verschillende systemen en dienstverleners om de zorg veilig en zorgvuldig uit te voeren:

• Fysiomanager voor het elektronisch patiëntdossier, planning, communicatie en praktijkadministratie;
• Fysiovergoeding voor het raadplegen van relevante polis- en vergoedingsinformatie;
• ZorgMail voor beveiligde communicatie met verwijzers en andere zorgverleners;
• QDNA voor vrijwillig patiënttevredenheids- en klantervaringsonderzoek (PREM);
• de Landelijke Database Fysiotherapie (LDF) van het KNGF voor kwaliteitsverbetering, alleen wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven;
• beveiligde website- en IT-dienstverleners voor aanmeldingen, opslag, back-up en technisch beheer.

Met leveranciers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. Zij mogen gegevens alleen verwerken volgens onze instructies en moeten passende beveiligingsmaatregelen treffen.

QDNA: deelname is vrijwillig. Wanneer u instemt, kunnen wij de voor de uitnodiging benodigde contactgegevens en onderzoeksgegevens via QDNA verwerken. U kunt deelname weigeren zonder gevolgen voor uw behandeling.

LDF: dit is geen volledig anonieme aanlevering. Met uw toestemming worden beperkte behandel- en patiëntgegevens via een beveiligde verbinding aangeleverd. Uw naam en contactgegevens gaan niet mee. Identificerende combinaties worden via een onafhankelijke technische partij omgezet in een onomkeerbaar pseudoniem; de gegevens zijn daardoor niet rechtstreeks tot u herleidbaar.

6. Met wie kunnen wij gegevens delen?

Alleen medewerkers en zorgverleners die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben, krijgen toegang. Wij delen gegevens uitsluitend wanneer dat noodzakelijk en wettelijk toegestaan is. Dit kan onder meer zijn met:

• uw behandelend fysiotherapeut, waarnemer en andere rechtstreeks bij uw behandeling betrokken zorgverleners;
• uw verwijzer of andere zorgverleners, wanneer de informatie nodig is voor afstemming van uw behandeling en de wet dit toestaat; voor andere uitwisselingen vragen wij waar nodig uw toestemming;
• uw zorgverzekeraar voor declaratie, vergoeding en wettelijk toegestane controles;
• QDNA en de LDF, alleen volgens de hiervoor beschreven toestemming en afspraken;
• IT-, hosting-, administratie- en communicatiedienstverleners die als verwerker voor ons werken;
• overheidsinstanties, toezichthouders of andere partijen wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Aan werkgevers, belangenbehartigers, letselschadebureaus, advocaten, rechtsbijstandsverzekeraars of andere niet rechtstreeks bij de zorg betrokken partijen verstrekken wij medische informatie alleen met uw gerichte toestemming of wanneer een wettelijke verplichting dit vereist.

Wij streven ernaar gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Wanneer een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, zorgen wij voor een wettelijk toegestaan beschermingsmechanisme en passende waarborgen.

7. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Soort gegevens	Bewaartermijn / criterium
Medisch dossier	In beginsel 20 jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier. Langer wanneer dit voor goede zorg, een juridisch belang of een andere wettelijke verplichting noodzakelijk is.
Financiële en fiscale administratie	In beginsel 7 jaar, voor zover deze gegevens onder de wettelijke fiscale bewaarplicht vallen.
QDNA- en LDF-toestemming	Zolang dit nodig is om uw keuze aan te tonen en de betreffende verwerking uit te voeren; intrekking wordt geregistreerd.
Nieuwsbriefgegevens	Totdat u zich uitschrijft, met een beperkte registratie van de uitschrijving om te voorkomen dat u opnieuw wordt benaderd.
Overige communicatie en technische gegevens	Niet langer dan nodig voor het doel, beveiliging, klachtenafhandeling of een wettelijke verplichting.

Na het verstrijken van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd. Gegevens die onderdeel zijn van het medisch dossier volgen de bewaartermijn van dat dossier.

8. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Daarbij gebruiken wij onder meer persoonlijke accounts, autorisaties op basis van werkzaamheden, beveiligde verbindingen, back-ups, logging, beveiligde e-mail en afgesloten opslag voor noodzakelijke papieren documenten.

Medewerkers zijn gebonden aan geheimhouding. Toegang tot patiëntgegevens is beperkt tot personen die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben. Heeft u het vermoeden dat gegevens niet goed zijn beveiligd of dat er sprake is van misbruik? Meld dit dan zo snel mogelijk via kim@fitplan.nl.

9. Uw rechten

U heeft, afhankelijk van de situatie, onder meer recht op:

• inzage in en een kopie van uw medisch dossier en andere persoonsgegevens;
• informatie over wie uw digitale dossier heeft geraadpleegd, voor zover logging beschikbaar en van toepassing is;
• correctie van feitelijk onjuiste of onvolledige gegevens;
• toevoeging van een eigen verklaring aan het medisch dossier wanneer u het niet eens bent met een professionele beoordeling;
• verzoek om vernietiging van het medisch dossier. Wij voeren dit in beginsel binnen één maand uit, tenzij een wettelijke uitzondering of zwaarwegend belang zich daartegen verzet;
• beperking, bezwaar of overdracht van gegevens, voor zover deze AVG-rechten in uw situatie van toepassing zijn;
• intrekking van toestemming voor verwerkingen die op toestemming zijn gebaseerd.

Stuur uw verzoek naar kim@fitplan.nl. Wij kunnen u vragen zich te identificeren en reageren in beginsel binnen één maand. Een correctieverzoek verandert geen professionele bevinding of beoordeling van de fysiotherapeut; daarvoor kunt u wel een eigen verklaring aan het dossier laten toevoegen.

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor klachten over de zorgverlening geldt ook onze klachtenregeling.

10. Minderjarigen en vertegenwoordigers

Bij minderjarige patiënten en patiënten die niet zelf over hun behandeling of privacyrechten kunnen beslissen, gelden de regels van de WGBO over vertegenwoordiging:

• tot 12 jaar oefenen de ouder(s) met gezag of voogd de rechten in beginsel uit;
• van 12 tot 16 jaar worden patiënt en ouder(s) of voogd betrokken volgens de wettelijke regels; voor inzage door ouders is de positie en toestemming van de jongere van belang;
• vanaf 16 jaar oefent de patiënt de rechten in beginsel zelf uit. Ouders krijgen alleen toegang met toestemming of wanneer een wettelijke uitzondering geldt.

Wij kunnen om bewijs van gezag, voogdij, mentorschap of andere vertegenwoordiging vragen wanneer dat nodig is om de privacy van de patiënt te beschermen.

11. Website, nieuwsbrief, wijzigingen en contact

Uw e-mailadres wordt niet automatisch toegevoegd aan een algemene nieuwsbrief. U ontvangt de nieuwsbrief alleen wanneer u zich hiervoor afzonderlijk heeft aangemeld. U kunt zich altijd uitschrijven.

Voor formulieren, cookies en andere gegevensverwerkingen via www.fitplan.nl geldt ook de privacy- en cookie-informatie op de website. Fitplan neemt geen besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen die uitsluitend door geautomatiseerde verwerking tot stand komen.

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze werkwijze, systemen of wetgeving verandert. De meest actuele versie is beschikbaar bij de balie en via onze website.

Vragen of privacyverzoeken: Kim Glas • kim@fitplan.nl • 058 – 266 83 20 / 0515 – 78 56 47

Versie 1.0 – 27 juli 2026